Что такое архивная обработка документов

Архивная обработка документов позволяет вести дела в компании проще, удобнее и быстрее, подготовить их к сдаче в архив или к проверке контролирующих органов.

Порядок в документах – непременное условие успешного функционирования любой компании. Поэтому архивная обработка – обязательный этап, без которого сложно представить себе работу современного бизнеса. Разберемся, что это такое и как проводится.

Для чего нужна архивная обработка

Архивная обработка документов – это мероприятия, которые проводятся для упорядочивания и систематизации бумаг, которые образуются в процессе деятельности компании.

Разумеется, порядок в данном случае наводится не для того, чтобы все было аккуратно разложено, а для того, чтобы вести дела в компании было проще, удобнее и быстрее. Любые проверки со стороны контролирующих органов тоже проходят намного проще и спокойнее, если в бумагах у вас полный порядок.

Кроме того, такие работы дают сопутствующие бонусы. Например, освобождение площадей офиса, потому что в процессе обработки непременно выделяется часть дел на уничтожение. Это все просроченные бумаги и то, что вовсе не нужно было хранить.

И, конечно, такие мероприятия нужны в том случае, если вы собираетесь сдавать те или иные бумаги в государственный архив. Во многих случаях это – не прихоть руководителя, а требование закона.

Как проводится архивная обработка документов

Нюансы могут отличаться в каждом конкретном случае, но в целом выделяют следующие этапы:

• экспертиза ценности документов – на этой стадии выясняется практическая, историческая и научная ценность, попросту говоря, дается ответ на вопрос, а нужно ли вообще хранить ту или иную бумагу
• систематизация и формирования дел – чаще всего выделяют документы по личному составу, бумаги постоянного, долговременного (более 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, подшивка, нумерация листов и т.д.
• после оформления дел составляют опись к ним – она представляет собой перечень, состоящий из заголовков

В некоторых случаях требуется проведение дополнительных работ. Например, нередко приходится определять сроки хранения документов. Существуют типовые перечни, которые помогают сориентироваться, куда отнести ту или иную бумагу. Но некоторые до сих пор не входят ни в один перечень, а другие просто бывает затруднительно отнести к определенной группе. Иногда сделать это самостоятельно невозможно, тогда рекомендуется обратиться к профессиональным архивистам, которые сделают это на основе изученных нормативно-правовых актов.

Архивная обработка зачастую представляет собой сложную и комплексную работу, поэтому большинство руководителей решают обратиться за помощью к профессионалам. Архивисты не только проведут для вас эти работы, но и подскажут, как вести архив в дальнейшем.